Regulamin sklepu internetowego, usługi dla e-commerce

Oferowanie usług lub sprzedaż przez Internet to złożona dziedzina. Rozwija się ona w Polsce w bardzo dużym tempie. Szeroka oferta produktów w różnych branżach, szybkość i wygoda, niższe ceny, płatności online to główne, ale nie jedyne przyczyny sukcesu całego sektora E-commerce.

Przepisy regulujące funkcjonowanie platform, serwisów internetowych czy sklepów internetowych są rozproszone po wielu aktach prawnych, zarówno krajowych, jak i unijnych. Z tego względu prowadzenie e-biznesu w zgodzie z przepisami wymaga dużego wysiłku dla przedsiębiorcy. Nieodzownym przy tym jest wsparcie prawnika zarówno przy doborze odpowiedniej formy organizacyjnej dla przedsiębiorcy (jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka), a także wyborze formy zatrudnienia pracowników (w ramach prawa pracy, na podstawie umowy cywilnoprawnej), jak i właściwego ułożenia relacji z kontrahentami (wsparcie IT, dostawcy, marketing, pozycjonowanie strony internetowej, hosting, usługi kurierskie, księgowość, zewnętrzny HR itd.). Z kolei w relacjach z klientami konieczne jest uwzględnienie wymagań wynikających z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prawa o komunikacji elektronicznej, prawa konsumenckiego, odpowiedzialności z tytułu rękojmi czy ochrony danych osobowych (wdrożenie RODO).

Radcy prawni z naszej Kancelarii posiadają doświadczenie w obsłudze E-COMMERCE. Jako zespół prawników specjalizujących się w wielu obszarach prawa wiemy, jakim wymaganiom prawnym powinien sprostać regulamin sklepu internetowego, platformy internetowej (marketplace), regulamin konkursu, regulamin promocji, jakie zapisy powinna zawierać zgodna z RODO polityka prywatności czy formularz zapisu do newsletteru, a także, jakie są wymagania dotyczące stosowania plików cookies.

USŁUGI KANCELARII DLA E-COMMERCE

Aby legalnie i bezpiecznie funkcjonować każdy, nawet najmniejszy biznes online, potrzebuje odpowiedniego wsparcia prawnego. Nasi prawnicy odpowiednio dostosują zakres usługi w zależności od tego, czy zainteresowany przedsiębiorca dopiero zamierza rozpożyczać sprzedaż lub świadczenie usług za pośrednictwem sklepu internetowego, czy taką działalność już prowadzi.

AUDYT PRAWNY

Podmiotom już funkcjonującym online Kancelaria w pierwszej kolejności oferuje przeprowadzenie audytu prawnego. W jego ramach nasi prawnicy przeprowadzą analizę procesów związanych ze sprzedażą towarów lub usług z wykorzystaniem sklepu internetowego i ustalą, czy powiązane z nim dokumenty w szczególności regulamin, polityka prywatności, klauzule informacyjne są aktualne i zgodne z przepisami, w szczególności z RODO, prawem konsumenckim, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną czy kodeksem cywilnym.

W razie stwierdzenia nieprawidłowości lub braków przedstawimy propozycję koniecznych zmian.

REGULAMIN SKLEPU INTERNETOWEGO

Podczas przeprowadzania audytu szczególny nacisk kładziemy na badanie regulaminu sklepu internetowego. Jest to jeden z najważniejszych dokumentów dla przedsiębiorcy E-COMMERCE. Regulamin sklepu internetowego to rodzaj umowy między przedsiębiorcą online a jego klientem. Musi zatem zawierać wszelkie zasady zawierania transakcji oraz ewentualne wyjątki od nich. Powinny się w nim znaleźć pełne informacje o firmie, w tym jej nazwa, adres siedziby oraz poczty elektronicznej. W dokumencie muszą zostać zawarte zasady zawierania transakcji, a także wykonywania przez firmę usług dodatkowych, jak na przykład prowadzenie konta klienta w serwisie internetowym. Ważną kwestią są także reguły zwrotu zakupionych towarów oraz opis procedur reklamacyjnych. Podczas opracowywania regulaminu sklepu internetowego należy pamiętać o przysługującym klientom terminie odstąpienia od umowy. Wszelkie wyjątki należy opisać w treści regulaminu sklepu, w przeciwnym razie można bowiem narazić się na straty finansowe i spory z klientami.

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność w sieci musi spełnić również opisany w Kodeksie cywilnym obowiązek informacyjny. Zgodnie z art. 66 k.c. powiadamia on klientów o skutkach prawnych, jakie wiążą się z potwierdzeniem otrzymania oferty. Przed zawarciem umowy na odległość konieczne jest też poinformowanie klientów o środkach technicznych koniecznych do jej zawarcia, a także możliwościach utrwalania, zabezpieczania i udostępniania jej treści przez firmę. Obowiązek informacyjny dotyczy również powiadomienia drugiej strony o technicznych środkach wykorzystywanych do wykrywania i korekty możliwych błędów we wprowadzanych danych. Sprzedawca powinien poinformować klienta o językach, w jakich umowa może być sporządzona oraz stosowanych kodeksach etycznych, wraz z podaniem ich źródła, do którego uzyskać można dostęp drogą elektroniczną. Wszystkie informacje muszą zostać przekazane drugiej stronie w sposób zrozumiały i niebudzący wątpliwości. Ponieważ przy zawieraniu umowy na odległość sprzedający oraz kupujący nie mają ze sobą bezpośredniego kontaktu, informacje te powinny się znaleźć w treści regulaminu sklepu internetowego.

Regulamin sklepu internetowego powinien być napisany dla danego sprzedawcy lub usługodawcy w taki sposób, aby uwzględniał w szczególności rodzaj i specyfikę prowadzonej przez niego działalności. Ma on być prawnym zabezpieczeniem sprzedawcy lub usługodawcy online w przypadku ewentualnego sporu. Nie powinien on też odstraszać klientów, dlatego powinien być czytelny i zrozumiały. Zazwyczaj klienci nie zapoznają się z regulaminami podczas zakupów czy rejestracji, jednak w przypadku jakiegokolwiek sporu sięgają do tego dokumentu i egzekwują każdy niejasny lub niekorzystny dla przedsiębiorcy zapis.

W ramach usługi sprawdzamy, czy regulamin spełnia wymagania prawne, w szczególności, czy zawiera prawidłowy opis świadczonych usług, sposobu składania zamówień, momentu zawarcia umowy, a także czy są w nim opisane wymagania techniczne, zasady dokonywania płatności, realizacji dostaw, ochrony konsumentów, zwłaszcza czy przedsiębiorca realizuje w stosunku do konsumentów ustawowe obowiązki informacyjne, zapewnia możliwość składania reklamacji, czy respektuje bezwzględne prawo do odstąpienia od umowy.

W regulaminie należy również uwzględnić zapisy odnoszące się do tzw. przedsiębiorców na prawach konsumenta. Zgodnie z obowiązującą od 1 stycznia 2021 r. nowelizacją ustawy o prawach konsumenta niektórzy przedsiębiorcy mogą korzystać w szerokim zakresie z ochrony konsumenckiej.

Zapisy regulaminu sklepu internetowego weryfikowane są również pod kątem eliminacji niedozwolonych zapisów (tzw. klauzul abuzywnych). Jest to o tyle istotne, iż wielu przedsiębiorców nie rozumiejąc znaczenia regulaminu, bezrefleksyjnie kopiuje rozwiązania z Internetu, które częstokroć są przygotowane przez osoby bez odpowiednich kwalifikacji. W naszej praktyce wielokrotnie spotykaliśmy się z twierdzeniami, że treść regulaminu została umieszczona na stronie internetowej przez grafika tworzącego sklep bez wskazania źródła jego pozyskania. Były one pełne luk, prawnych bubli, zawierały niedozwolone zapisy, które są bardzo niebezpieczne dla przedsiębiorcy. Nie dość, że zgodnie z art. 385 Kodeksu cywilnego nie są one wiążące dla kupującego, to dodatkowo mogą stanowić podstawę do unieważnienia umowy transakcyjnej zawartej między sprzedawcą a konsumentem. Ponadto Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów może na sprzedawcę, który zawarł niedozwolone zapisy w regulaminie nałożyć dotkliwe kary finansowe.

O skali tego zjawiska połączonego z rezygnacją z fachowej pomocy kancelarii prawnej świadczy ilość kar nakładanych na przedsiębiorców przez UOKiK. Dla wielu z nich wiązało się to z również utratą dobrego wizerunku firmy.

POLITYKA PRYWATNOŚCI

E-commerce nierozerwalnie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, często na dużą skalę. Na sprzedawcy lub usługodawcy online, jako administratorze danych osobowych, ciąża liczne obowiązki w tym zakresie. Przede wszystkim musi on wprowadzić odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, dzięki którym przetwarzane dane osobowe będą właściwie zabezpieczone, szczególnie przed atakami hakerskimi. Wiąże się to wdrożeniem RODO w przedsiębiorstwie, a co za tym idzie, z opracowaniem odpowiednich procedur dotyczących przetwarzania danych osobowych, oraz spełnieniem obowiązku informacyjnego względem osób, których dane dotyczą. Administrator danych zobowiązany jest do przekazania osobie, która przekazała mu swoje dane osobowe, obszernych informacji dotyczących tego, kto, jak długo, w jakich celach i na jakich podstawach prawnych będzie dokonywał przetwarzania oraz komu dane powierzy do dalszego przetwarzania. Szczegółowy zakres tego obowiązku precyzują art. 13 i 14 RODO.

Polityka prywatności przygotowana przez naszych prawników pozwoli przedsiębiorcy zrealizować ciążący na nim obowiązek informacyjny bez narażania się na otrzymanie surowej kary pieniężnej nakładanej przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku jego braku.

INFORMACJA O PLIKACH COOKIES

Korzystanie z Internetu polega na nieustannej interakcji: przesyłaniu, odbieraniu, weryfikowaniu i potwierdzaniu danych, często połączonych ze śledzeniem urządzeń danego użytkownika i gromadzeniem informacji o jego preferencjach, zwłaszcza zakupowych. Portale internetowe i aplikacje wykorzystują w tym celu pliki cookie (tzw. „ciasteczka”). Są to dane informatyczne, zapisywane i przechowywane na urządzeniach końcowych, za pośrednictwem których użytkownik korzysta ze strony internetowej sklepu internetowego lub serwisu.

Ich podstawowym zadaniem jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania stron internetowych, w tym umożliwienie logowania do serwisu czy zapisywanie ustawień. Dzięki nim przy kolejnych odwiedzinach strona będzie wyświetlana według określonych preferencji użytkownika urządzenia, na którym zostały zapisane. Pliki cookies wykorzystywane są także do personalizacji wyświetlanych treści, w tym reklam. Pozwalają także ich dostarczycielowi zapamiętywać preferencje użytkownika, takie jak język strony czy jej wygląd. W ten sposób pliki cookies dają możliwość zbierania przez serwis internetowy lub inne podmioty, informacji, które mogą istotnie ograniczać prywatność użytkowników w sieci.

Przez swoje specyficzne zastosowania ciasteczka bardzo często będą kwalifikowane jako dane osobowe, z drugiej – zapisywanie cookies stałych na urządzeniach końcowych użytkowników traktowane będzie jako element prawa do prywatności. Stąd stosowanie ciasteczek podlega regulacji prawnej na kilku płaszczyznach, zarówno przez przepisy prawa komunikacji elektronicznej, ale również ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jak i RODO. Z tych względów sprzedawcy lub usługodawcy, jako administratorzy stron internetowych wykorzystujących pliki cookies zobowiązani są do informowania o ich stosowaniu osób odwiedzających sklep lub serwis internetowy, a także o ich rodzaju oraz czasie ich przechowywania. Co istotne, użytkownik po otrzymaniu powyższej informacji powinien wyrazić zgodę na zapisanie cookies na jego urządzeniu przed tym, zanim zaczną one działać.

Prawidłowe informowanie o plikach cookies to przede wszystkim wyraz dbałości usługodawcy o bezpieczeństwo i prywatność użytkowników odwiedzających jego sklep czy serwis internetowy. Sankcje za niespełnienie obowiązków w tym zakresie obejmują m.in. ryzyko poniesienia kary pieniężnej.

FORMULARZE I CHECKBOXY

To niezwykle istotne elementy serwisu czy sklepu internetowego, mocno powiązane z ochroną danych osobowych. Z tego powodu przy projektowaniu witryny trzeba pamiętać o wynikającej z RODO tzw. zasadzie minimalizacji danych, czyli obowiązku pozyskiwania tylko tych danych, które są potrzebne do realizacji danego celu. Wszystkie formularze i tzw. checkboxy (pola do zaznaczenia), muszą być prawidłowo sformułowane, zwłaszcza w zakresie zgody klienta na otrzymywanie treści marketingowych. Ponadto żadne pole w formularzach nie powinno być domyślnie zaznaczone.

Newsletter to powszechna i skuteczna forma prowadzenia działań marketingowych w e-biznesie, która umożliwia przedsiębiorcy pozyskania jak największej ilości subskrybentów. Dlatego zasady zapisu do newslettera powinny być proste i zrozumiałe, ale jednocześnie w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami, zarówno z RODO, jak i ustawą o świadczeniu usług elektronicznych i prawem komunikacji elektronicznej.

Należy mieć na uwadze, że niektóre rodzaje działalności gospodarczej regulowane są ustawami szczególnymi, które mogą nakładać na przedsiębiorców z branży E-COMMERCE dodatkowe wymagania lub ograniczenia (sprzedaż alkoholu lub środków pirotechnicznych). Powinno to mieć swoje odzwierciedlenie w treści regulaminu i innych dokumentach, co może również wiązać się z koniecznością wprowadzenia dodatkowych rozwiązań, np. wdrożenia RODO z zaostrzonymi kryteriami dla podmiotów medycznych czy procedur AML dla podmiotów działających na rynku sztuki.

Zdajemy sobie sprawę, że przygotowanie regulaminu sklepu internetowego lub serwisu i innych dokumentów, oraz ich weryfikacja pod kątem zgodności z prawem może być dla przedsiębiorcy trudnym i czasochłonnym zadaniem. Odnalezienie się w gąszczu skomplikowanych przepisów, które podlegają nieustannym zmianom, nie jest łatwe. Nasza Kancelaria dysponuje odpowiednio przygotowaną kadrą radców prawnych, która podejmie się wprowadzenia poprawek w zapisach, jakimi posługuje się przedsiębiorca, a jeśli zajdzie taka potrzeba, przygotuje nową dokumentację, której treść będzie zgodna z obowiązującymi przepisami.

Osoby zainteresowane skorzystaniem z naszych usług zapraszamy do kontaktu. Porad prawnych udzielamy w Kancelarii Radców Prawnych w Lublinie lub online.